Hoe beheer je boekingen van Airbnb, Booking.com en je eigen website in één kalender?

Veel verhuurders beginnen met één verhuurplatform. Naarmate het aantal boekingen groeit, worden daar vaak andere kanalen aan toegevoegd.

Bijvoorbeeld:

Ieder platform beschikt over zijn eigen beschikbaarheidskalender. Zonder koppeling moet je wijzigingen daarom op meerdere plaatsen verwerken.

Stel dat iemand via Booking.com reserveert van 12 tot en met 16 augustus. Dan moeten die dagen ook niet meer beschikbaar zijn op Airbnb en je eigen website.

Doe je dit handmatig, dan ontstaat al snel het risico op fouten.

Met een centrale boekingskalender komen reserveringen en geblokkeerde periodes van verschillende kanalen samen in één overzicht.

Je ziet daardoor bijvoorbeeld:

In plaats van verschillende websites te openen om te controleren of een vakantiewoning beschikbaar is, heb je één centrale plek waarop je de planning kunt bekijken.

Voor verhuurders met meerdere accommodaties wordt dit nog belangrijker. Je kunt dan per accommodatie bekijken welke periodes beschikbaar, gereserveerd of geblokkeerd zijn.

Een veelgebruikte methode voor het synchroniseren van beschikbaarheid is iCal.

iCal is een standaard waarmee kalenders informatie over gereserveerde of geblokkeerde datums kunnen uitwisselen.

Platforms zoals Airbnb en Booking.com bieden hiervoor kalenderlinks aan. Deze links kun je koppelen aan je eigen boekingssysteem.

Het principe is eenvoudig:

Zo kunnen verschillende boekingskanalen hun beschikbaarheid met elkaar uitwisselen.

Stel dat je vakantiewoning beschikbaar is op Airbnb, Booking.com en je eigen website.

Een gast reserveert via Airbnb een verblijf van vrijdag tot maandag.

De reservering wordt opgenomen in de Airbnb-kalender. Via de gekoppelde externe kalender wordt deze periode vervolgens ook binnen je centrale boekingskalender geblokkeerd.

Wanneer Booking.com en andere gekoppelde kanalen jouw kalender opnieuw synchroniseren, wordt dezelfde periode daar eveneens als niet beschikbaar verwerkt.

Komt de boeking rechtstreeks via je eigen website binnen? Dan gebeurt hetzelfde andersom: de periode wordt direct in je eigen kalender geblokkeerd en kan vervolgens via de kalenderkoppeling worden doorgegeven aan externe platforms.

Het grote voordeel is niet alleen dat kalenders met elkaar communiceren.

Je krijgt vooral veel meer overzicht.

In een centrale kalender kun je bijvoorbeeld onderscheid maken tussen:

Eigen boekingen
Reserveringen die rechtstreeks via je website binnenkomen.

Airbnb-reserveringen
Geblokkeerde periodes die vanuit je gekoppelde Airbnb-kalender zijn geïmporteerd.

Booking.com-reserveringen
Beschikbaarheid die vanuit Booking.com wordt gesynchroniseerd.

Handmatige blokkades
Datums waarop je zelf geen gasten wilt ontvangen, bijvoorbeeld vanwege onderhoud, eigen verblijf of werkzaamheden.

Zo zie je direct waarom een bepaalde periode niet beschikbaar is.

Een van de belangrijkste redenen om kalenders te koppelen is het voorkomen van dubbele boekingen.

Wanneer je verschillende boekingsplatforms handmatig beheert, ben je afhankelijk van het telkens correct bijwerken van alle agenda’s.

Dat gaat misschien goed wanneer je enkele reserveringen per maand ontvangt. Maar zodra je meerdere accommodaties of meerdere boekingskanalen gebruikt, neemt de kans op fouten snel toe.

Door beschikbaarheid automatisch uit te wisselen hoef je niet meer na iedere reservering meerdere kalenders handmatig bij te werken.

Dat bespaart tijd én verkleint de kans dat twee gasten dezelfde periode reserveren.

Een centrale kalender wordt nog interessanter wanneer gasten ook rechtstreeks op je eigen website kunnen boeken.

Een directe boeking hoeft namelijk niet eerst vanuit een extern platform geïmporteerd te worden. Zodra de reservering via je eigen boekingssysteem wordt gemaakt, kan de beschikbaarheid direct worden aangepast.

Daarmee combineer je twee werelden:

Je blijft profiteren van het bereik van grote boekingssites, terwijl je tegelijkertijd werkt aan een eigen klantenbestand en minder afhankelijk wordt van externe platforms.

Verhuur je meerdere vakantiewoningen, appartementen of kamers? Dan wordt een centrale kalender helemaal waardevol.

Iedere accommodatie kan zijn eigen beschikbaarheid en kalenderkoppelingen hebben.

Zo kun je bijvoorbeeld voor accommodatie A een Airbnb- en Booking.com-kalender koppelen, terwijl accommodatie B alleen via de eigen website en Airbnb wordt verhuurd.

Vanuit het beheersysteem selecteer je de gewenste accommodatie en bekijk je vervolgens de bijbehorende reserveringen en beschikbaarheid.

Daardoor blijft het overzicht behouden, ook wanneer je verhuuraanbod groeit.

Met Homadu kun je de beschikbaarheid van je eigen accommodatie combineren met externe kalenders.

Je kunt externe iCal-kalenders toevoegen en de bijbehorende reserveringen of geblokkeerde periodes meenemen in het beschikbaarheidsoverzicht.

Daarnaast beschikt iedere accommodatie over een eigen kalender die je kunt gebruiken om beschikbaarheid met externe boekingskanalen te delen.

Je houdt daardoor één centrale plek voor:

Zo hoef je niet na iedere reservering verschillende boekingsplatforms afzonderlijk te controleren.

Verhuren via Airbnb en Booking.com hoeft dus niet te betekenen dat je continu verschillende agenda’s moet bijhouden.

Door je kalenders te koppelen ontstaat één centraal overzicht waarin reserveringen, blokkades en beschikbaarheid samenkomen.

Voor gasten betekent dat een kleinere kans dat een reeds geboekte periode toch nog als beschikbaar wordt weergegeven. Voor jou als verhuurder betekent het vooral minder handmatig werk en meer controle over je planning.

En ontvang je daarnaast steeds meer rechtstreekse boekingen via je eigen website? Dan blijft dezelfde kalender gewoon het centrale uitgangspunt.

Airbnb, Booking.com én directe boekingen — één accommodatie, één overzichtelijke kalender.