E-mail communicatie beheren
Met e-mail sjablonen automatiseer je belangrijke communicatie met gasten. Je kunt bestaande sjablonen bekijken, toevoegen en beheren. Door sjablonen slim in te zetten, ontvangen gasten op het juiste moment de juiste informatie en bespaar je zelf tijd bij iedere reservering.
E-mail sjablonen beheren
Met e-mail sjablonen kun je automatische berichten instellen die naar gasten worden verstuurd rondom hun verblijf. Zo kun je gasten op het juiste moment informeren, bijvoorbeeld vóór het inchecken, tijdens het verblijf, bij het uitchecken of na afloop met een reviewverzoek.
Deze sjablonen helpen je om professioneel te communiceren zonder dat je elke e-mail handmatig hoeft te versturen.
Waar vind je de e-mail sjablonen?
Ga in het dashboard van je accommodatie naar E-mail sjablonen. Op deze pagina zie je welke automatische e-mails momenteel actief zijn en welke sjablonen nog beschikbaar zijn om toe te voegen.
De pagina bestaat uit twee onderdelen:
Huidige sjablonen
Hier zie je de e-mail sjablonen die al gekoppeld zijn aan deze accommodatie.
Beschikbare sjablonen
Hier zie je sjablonen die je nog kunt bekijken of toevoegen.
Huidige sjablonen
In het overzicht Huidige sjablonen zie je per sjabloon:
- Naam: de naam van het e-mail sjabloon.
- Trigger: het moment waarop de e-mail wordt gebaseerd, bijvoorbeeld de check-in datum of check-out datum.
- Timing: wanneer de e-mail precies wordt verstuurd.
- Actief: of het sjabloon op dit moment actief is.
- Acties: extra opties voor het sjabloon.
Beschikbare sjablonen bekijken
Onder Beschikbare sjablonen staan e-mail sjablonen die je kunt gebruiken voor je accommodatie.
Klik op de drie puntjes naast een sjabloon om de beschikbare acties te openen. Je kunt hier bijvoorbeeld kiezen voor:
Voorbeeld bekijken
Bekijk eerst hoe de e-mail eruitziet voordat je deze gebruikt.
Gebruik sjabloon
Voeg het sjabloon toe aan je huidige e-mail sjablonen.
Dit is handig wanneer je eerst wilt controleren welke tekst de gast ontvangt en of het sjabloon past bij jouw accommodatie.
Een nieuw sjabloon toevoegen
Wil je een nieuw e-mail sjabloon toevoegen? Klik dan rechtsonder op de knop Sjabloon toevoegen.
Daarna kun je een nieuw sjabloon instellen of een beschikbaar sjabloon gebruiken, afhankelijk van de mogelijkheden binnen je account.
Wanneer worden e-mails verstuurd?
De automatische e-mails worden verstuurd op basis van de reserveringsgegevens van de gast. Daarbij wordt gekeken naar de ingestelde trigger en timing.
Bijvoorbeeld:
Een check-in herinnering met de timing 2 dagen vóór om 09:00 wordt automatisch twee dagen voor de check-in datum om 09:00 verstuurd.
Een review verzoek met de timing 3 dagen na om 10:00 wordt automatisch drie dagen na de check-out datum om 10:00 verstuurd.
Tips voor goede e-mail sjablonen
Gebruik duidelijke en vriendelijke teksten. Vermeld praktische informatie zoals aankomsttijd, vertrekregels, contactgegevens, parkeermogelijkheden of andere belangrijke details voor het verblijf.
Houd de e-mails kort en overzichtelijk. Gasten lezen praktische informatie vaak vlak voor of tijdens hun verblijf, dus zorg dat de belangrijkste punten snel te vinden zijn.
Controleer ook altijd het voorbeeld voordat je een sjabloon actief gebruikt. Zo weet je zeker dat de inhoud goed aansluit bij jouw accommodatie en manier van communiceren.