Automatische gastcommunicatie instellen: het overzicht
Combineer de vaste boekingsberichten met je eigen automatische e-mails rond aankomst, vertrek en het verblijf.
Twee soorten berichten
Homadu gebruikt vaste berichten voor belangrijke stappen van een boekingsaanvraag en ondersteunt daarnaast je eigen automatische e-mailsjablonen. Een statusbericht hoort bij een aanvraag of statuswijziging. Een eigen sjabloon gebruik je voor aanvullende informatie, zoals aankomstinstructies of een verzoek om een beoordeling.
Je beheert deze sjablonen per accommodatie. Een instructie voor het ene verblijf hoeft daardoor niet ook naar gasten van een andere accommodatie te gaan.
Richt de communicatie in
- Open de accommodatie en ga naar E-mailtemplates.
- Bekijk Huidige sjablonen en de beschikbare voorbeeldsjablonen.
- Kies welk bericht je wilt toevoegen en vul onderwerp en inhoud in de actieve talen in.
- Stel gebeurtenis, dagen verschuiving en tijdstip in.
- Schakel het sjabloon in, sla op en controleer de voorbeeldweergave.
Wanneer eigen mails worden gepland
Automatische sjabloonmails worden gepland voor geaccepteerde boekingen. Een openstaande aanvraag start dus niet zonder meer de hele reeks aankomst- en vertrekberichten. De gekozen gebeurtenis bepaalt de basisdatum; de verschuiving bepaalt hoeveel dagen ervoor of erna de e-mail hoort.
Voor bestaande geaccepteerde boekingen is er een aparte herplanoptie. Gebruik deze bewust wanneer een gewijzigde instructie ook voor die boekingen moet gaan gelden.
Controleer bij de boeking
Open een boeking en bekijk Communicatie om vastgelegde berichten en hun status terug te vinden. Controleer naast de inhoud ook het ontvangstadres en de taal. Een voorbeeld bekijken bij een sjabloon verstuurt geen testmail naar de gast. Wil je de volledige flow testen, gebruik dan een herkenbare testaanvraag met je eigen e-mailadres.