E-Mail-Kommunikation verwalten
Mit E-Mail-Vorlagen automatisierst du wichtige Kommunikation mit deinen Gästen. Du kannst vorhandene Vorlagen anzeigen, hinzufügen und verwalten. Durch den gezielten Einsatz von Vorlagen erhalten Gäste zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen und du sparst bei jeder Buchung Zeit.
E-Mail-Vorlagen verwalten
Mit E-Mail-Vorlagen kannst du automatische Nachrichten einrichten, die rund um den Aufenthalt an Gäste gesendet werden. So kannst du Gäste zum richtigen Zeitpunkt informieren, zum Beispiel vor dem Check-in, während des Aufenthalts, beim Check-out oder anschließend mit einer Bewertungsanfrage.
Diese Vorlagen helfen dir dabei, professionell zu kommunizieren, ohne jede E-Mail manuell versenden zu müssen.
Wo findest du die E-Mail-Vorlagen?
Gehe im Dashboard deiner Unterkunft zu E-Mail-Vorlagen. Auf dieser Seite siehst du, welche automatischen E-Mails derzeit aktiv sind und welche Vorlagen noch zum Hinzufügen verfügbar sind.
Die Seite besteht aus zwei Bereichen:
Aktuelle Vorlagen
Hier siehst du die E-Mail-Vorlagen, die bereits mit dieser Unterkunft verknüpft sind.
Verfügbare Vorlagen
Hier siehst du Vorlagen, die du noch ansehen oder hinzufügen kannst.
Aktuelle Vorlagen
In der Übersicht Aktuelle Vorlagen siehst du für jede Vorlage:
- Name: der Name der E-Mail-Vorlage.
- Trigger: der Zeitpunkt, auf dem die E-Mail basiert, zum Beispiel das Check-in-Datum oder das Check-out-Datum.
- Timing: wann die E-Mail genau versendet wird.
- Aktiv: ob die Vorlage derzeit aktiv ist.
- Aktionen: zusätzliche Optionen für die Vorlage.
Verfügbare Vorlagen ansehen
Unter Verfügbare Vorlagen findest du E-Mail-Vorlagen, die du für deine Unterkunft verwenden kannst.
Klicke auf die drei Punkte neben einer Vorlage, um die verfügbaren Aktionen zu öffnen. Hier kannst du zum Beispiel auswählen:
Vorschau ansehen
Sieh dir zuerst an, wie die E-Mail aussieht, bevor du sie verwendest.
Vorlage verwenden
Füge die Vorlage zu deinen aktuellen E-Mail-Vorlagen hinzu.
Das ist praktisch, wenn du zuerst prüfen möchtest, welchen Text der Gast erhält und ob die Vorlage zu deiner Unterkunft passt.
Eine neue Vorlage hinzufügen
Möchtest du eine neue E-Mail-Vorlage hinzufügen? Klicke unten rechts auf die Schaltfläche Vorlage hinzufügen.
Anschließend kannst du eine neue Vorlage einrichten oder eine verfügbare Vorlage verwenden, abhängig von den Möglichkeiten deines Kontos.
Wann werden E-Mails versendet?
Die automatischen E-Mails werden auf Grundlage der Buchungsdaten des Gastes versendet. Dabei werden der eingestellte Trigger und das Timing berücksichtigt.
Zum Beispiel:
Eine Check-in-Erinnerung mit dem Timing 2 Tage vorher um 09:00 wird automatisch zwei Tage vor dem Check-in-Datum um 09:00 versendet.
Eine Bewertungsanfrage mit dem Timing 3 Tage danach um 10:00 wird automatisch drei Tage nach dem Check-out-Datum um 10:00 versendet.
Tipps für gute E-Mail-Vorlagen
Verwende klare und freundliche Texte. Nenne praktische Informationen wie Ankunftszeit, Abreiseregeln, Kontaktdaten, Parkmöglichkeiten oder andere wichtige Details für den Aufenthalt.
Halte die E-Mails kurz und übersichtlich. Gäste lesen praktische Informationen oft kurz vor oder während ihres Aufenthalts, daher sollten die wichtigsten Punkte schnell zu finden sein.
Prüfe außerdem immer die Vorschau, bevor du eine Vorlage aktiv verwendest. So stellst du sicher, dass der Inhalt gut zu deiner Unterkunft und deiner Art der Kommunikation passt.