Bestaande geplande e-mails bijwerken na een sjabloonwijziging
Bepaal bewust of nieuwe tekst en timing ook moeten gelden voor berichten die al voor geaccepteerde boekingen zijn gepland.
Een gepland bericht bewaart zijn eigen inhoud
Wanneer Homadu een automatisch bericht plant, wordt de benodigde sjablooninhoud als momentopname vastgelegd. Daardoor verandert een eerder gepland bericht niet ongemerkt doordat je later hetzelfde sjabloon bewerkt. Een aanpassing kan dus voor nieuwe planning gelden terwijl bestaande berichten nog hun eerdere inhoud hebben.
Bestaande boekingen opnieuw inplannen
- Open de accommodatie en ga naar E-mailtemplates.
- Bewerk het betreffende sjabloon.
- Pas de tekst, vertalingen, gebeurtenis, verschuiving of het tijdstip aan.
- Schakel Bestaande boekingen opnieuw inplannen in.
- Sla de wijziging op en controleer relevante boekingen en berichten.
Homadu controleert dan bestaande geaccepteerde boekingen opnieuw voor dit sjabloon. Nieuwe geldige plannen kunnen worden toegevoegd en plannen die niet meer gelden kunnen worden verwijderd. Dit is vooral nuttig wanneer een instructie of verzendmoment ook voor aankomende verblijven verandert.
Een praktisch voorbeeld
Je aankomstmail vermeldt een oud sleuteladres. Als je alleen het sjabloon opslaat, is daarmee niet gegarandeerd dat de reeds geplande aankomstmails zijn aangepast. Gebruik de herplanoptie zodat ook daarvoor de actuele instructie wordt verwerkt. Controleer vervolgens een aankomende geaccepteerde boeking.
Wat dit niet terugdraait
Herplannen haalt geen bericht terug uit de mailbox van een gast en wijzigt geen e-mail die al is verstuurd. Als de gast een verouderde instructie al heeft ontvangen, moet je die afspraak afzonderlijk duidelijk corrigeren. Let ook op verstreken plandatums: gebruik herplannen niet als manier om alle oude berichten alsnog te laten verzenden.